Настоящ или бивш служител на Shell, контрактор или подопечно лице

Какво включва настоящото уведомление за конфиденциалност?

Всяко лице в рамките на групата от компании на Shell („Shell“ или „ние“) e отговорно за защитата на личните данни на всяко друго лице, както и на нашите клиенти, бизнес партньори и доставчици.

Настоящото уведомление за конфиденциалност предоставя информация за лични данни, обработвани от Shell по отношение на физически лица, които са настоящи или бивши служители, стажанти или контрактори, както и подопечни на служители на Shell лица („персонал на Shell“). За лицата от персонала на Shell, които също така са и клиенти или потребители на приложение или уебсайт на Shell в каквото и да е качество, различно от това на персонал на Shell, се обръщайте към съответното уведомление за конфиденциалност на адрес www.shell.com. За физически лица, които кандидатстват за работа или които присъстват на събитие по набиране на служители или се подлагат на оценка от Shell, вж. Уведомление за конфиденциалност – Набиране на персонал на адрес www.shell.com/careers.

Настоящото уведомление за конфиденциалност е обект по всяко време на приложимото местно право.

Настоящото уведомление за конфиденциалност обяснява какви лични данни се обработват, за какви цели, какъв период от време съхраняваме личните данни, как да осъществявате достъп и да актуализирате Вашите лични данни и къде можете да намерите допълнителна информация.

Настоящото уведомление за конфиденциалност, както и другите уведомления за конфиденциалност обясняват как обработваме лични данни по отношение на специфични HR процеси (като напр. програмите Open Resourcing, OneHealth IT и International Mobility), заедно с местните уведомления за конфиденциалност в страните, в които работим, за да отговорим на местните практики и нормативни изисквания.

Какви лични данни обработваме?

Ние обработваме лични данни, необходими за управление на трудовото правоотношение, за ангажиране на контрактори и стажанти и за предоставяне на придобивки на определени подопечни на служители на Shell лица.

Това включва информация за домашен адрес, дата на раждане, семейно положение, информация за ведомостите за заплатата и банковата сметка, информация за основното възнаграждение и бонусите, вкл. информация за бенефициенти, контакти при спешен случай, информация за представянето по време на работа и всяка друга информация, необходима за управление на трудовото правоотношение , за ангажиране на контрактори и за предоставяне на придобивки на определени подопечни на служители на Shell лица (като напр. подопечно лице, което придружава служител на Shell по време на назначение в чужбина).

Чувствителни лични данни

Ние също така обработваме някои специални категории лични данни („чувствителни лични данни“), като напр. данни относно здравословното състояние на лицето, неговият расов или етнически произход, религиозни или философски убеждения, сексуална ориентация, политически мнения и членство в профсъюзи само ако това е нужно с оглед спазване на изискванията на трудовото и осигурителното законодателство, когато е нужно за целите на предоставяне на медицинска консултация и подкрепа на работното място, за защита на интерес от първостепенно значение за живота на лицето (като напр. при спешен случай), когато е нужно по съображения, свързани с общественото здраве или когато лицето е дало изричното си съгласие.

За каква цел обработваме Вашите лични данни?

Можем да обработваме Вашите лични данни:

за да изпълним нашите задължения да спазваме изискванията на местното законодателство;
за законни бизнес интереси (напр. информация за представянето с цел гарантиране на това, че имаме квалифициран и компетентен персонал или за цели, свързани със здравеопазването, безопасността и сигурността, за да гарантираме, че само оторизиран персонал може да получава достъп до определени обекти или активи); или
когато имаме Вашето изрично съгласие.

Имайте предвид, че като цяло Shell не търси и не разчита на съгласието на персонала на Shell за обработване на лични данни. Обаче има някои ограничени обстоятелства, когато съгласието се изисква, като напр. ако това е изискуемо от приложимите местни закони, вкл. за обработване на „чувствителни“ лични данни.

Личните данни, които се изискват от персонала на Shell, са минимумът, изискван за изпълнение нормативни или договорни задължения и за предоставяне на възможности за участие в програми или за предоставяне на бонус. Ако не ни предоставите исканата информация, това може да направи невъзможно запазването на трудовото правоотношение, стажа или ангажимента като контрактор или участието в програма или получаването на определена придобивкао .

В случаите на обработване, което се основава на съгласие, освен ако приложимото местно законодателство не предвижда друго, Вие имате право да оттеглите по всяко време съгласието си. Това няма да засегне валидността на обработването преди оттеглянето на съгласието. Оттеглянето на съгласието може, обаче, да окаже влияние върху Вашата възможност да запазите трудовото си правоотношение или ангажимента си или да участвате в програма или да получите бонус.

Мониторинг

Всички дейности по IT оборудването на Shell и/или когато са свързани с IT мрежата на Shell могат да се наблюдават за законни бизнес цели. За допълнителна информация вж. насоките за лична употреба http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Всички членове на персонала на Shell получават бадж за достъп, който позволява на Shell да записва датата, часа и местата на достъп на лицата до помещенията и активите на Shell. Данните от системите за достъп и сигурност се използват:

за целите на опазване на здравето, безопасността и сигурността, по-конкретно за защита на активите на Shell, персонала на Shell и посетителите на помещенията на Shell;
за спазване на нормативните и регулаторни изисквания, по-конкретно когато има изискване на местното законодателство да се предоставя информация на правителствените / регулаторните органи;
за наблюдаване (на агрегирана база) на броя на лицата, влизащи и работещи в даден обект на Shell с цел планиране на човешките ресурси и управлението на недвижими имоти; и
в случай само на контрактори (не на служители на Shell), датата и часът на влизането и излизането им от помещенията на Shell се използват за целите на финансовото управление и контрол.

Повечето от нашите помещения и активи са снабдени с камери за наблюдение (CCTV). Там, където се използват камери за наблюдение, те ще бъдат идентифицирани. Камерите за наблюдение се използват за опазване на здравето, безопасността и сигурността, по-специално за защитата на активите на Shell, персонала на Shell и посетителите на помещенията на Shell. Всички изображения рутинно се изтриват, освен ако няма инцидент със здравето, безопасността или сигурността, предполагаемо или извършено престъпление, в който случай те могат да се разглеждат от вътрешнофирмените разследващи екипи на Shell и от външни хора, ако това се изисква по закон или е разрешено от правоприлагащ или друг правителствен орган.

Преглед

За да се изпълняват нормативните и регулаторни задължения, за защита на активите и служителите / контракторите на Shell и по-специално за гарантиране спазването на изискванията от страна на Shell на законодателството за контрол върху търговията, антикорупционното законодателство и законодателството срещу изпирането на пари, ние извършваме периодичен преглед на всички служители и контрактори. Този преглед се извършва въз основа на публично налични или издавани от правителството списъци със санкции и се сравнява с информацията, съхранявана за Вас от Shell (напр. от регистъра Конфликт на интереси – вж. тук за повече информация). Никакви лични данни, събирани по време на прегледа, няма да доведат до автоматизирано взимане на решение по отношение на пригодността за продължаване на назначението, стажа или ангажимента като контрактор.

Кой е отговорен за събираните лични данни?

Shell International BV заедно с Вашата компания работодател (или в случай на подопечни лица, компанията работодател на служителя на Shell) самостоятелно или съвместно със свързани лица в рамките на групата от компании на Shell.

В случай на контрактори – физически лица, компанията в рамките на групата на Shell, която използва услугите Ви, самостоятелно или съвместно със свързани лица в рамките на групата от компании на Shell и Вашата външна договаряща / наемаща компания / агенция.

С кого ще споделяме личните данни?

Вашите лични данни се обработват изключително за целите, посочени по-горе (или за вторична цел, ако тя е в близка връзка с това, напр. за съхраняване) и ще се споделят стриктно само въз основа на принципа „необходимост да се знае“с:

Други компании в групата от компании на Shell, вкл. тези, които може да имат седалище извън Вашето местоположение и Европейското икономическо пространство („ЕИП“);
Упълномощени представители на трети страни, доставчици на услуги и/или подизпълнители на Shell; и
Компетентен обществен орган, правителствена, регулаторна или приходна агенция, когато е необходимо да се изпълни нормативно или регулаторно задължение, по което съответната компания / компании на Shell е субект или това е разрешеното от приложимото местно законодателство право.

Прехвърляне на лични данни

Когато личните данни се прехвърлят към компании в рамките на групата на Shell и/или към оторизирани трети доставчици на услуги и/или подизпълнители, които може да се намират във или извън Вашето местоположение (вкл. извън Европейското икономическо пространство), ние взимаме организационни, договорни и правни мерки, за да гарантираме, че личните данни се обработват изключително за целите, посочени по-горе и че се прилагат адекватни нива на защита с цел защита на личните данни. Тези мерки включват Задължителни фирмени правила за прехвърляния в рамките на групата на Shell, одобрени от Европейската комисия механизми за прехвърляне към трети страни в държави, които не се считат за предоставящи адекватно ниво на защита на данните, както и допълнителни местни правни изисквания. Можете да поискате копие от тях на адрес privacy-office-SI@shell.com.

Сигурност на Вашите лични данни

С оглед на естеството на групата на Shell Вашите лични данни и тези на подопечните Ви лица могат да се прехвърлят към страни извън Вашето местоположение. Когато това се случва, ние взимаме мерки, за да гарантираме, че поверителността на Вашите данни и тези на подопечните Ви лица продължава да бъде защитена в съответствие със Задължителните фирмени правила на Shell и приложимото право.

Внедрили сме технология и правила с цел защитата на Вашата поверителна информация от непозволен достъп и неразрешено ползване и съответно ще обновяваме тези мерки при наличието на нови технологии.

За колко дълго запазваме личните данни?

Цялата информация, вкл. личните данни, се управлява в съответствие със стандартите за информация на групата на Shell и Управлението на записите и се изтрива по сигурен начин, ако вече не е нужна за законна бизнес цел или за законова / регулаторна цел.

С някои изключения, нужни за спазване на местното законодателство:

информация, съдържаща се в трудовото досие на служителите, се запазва за не повече от 10 години след прекратяване на Вашето назначение;
информация относно пенсията се запазва за не повече от 99 години от началото на назначението;
всякакви лични данни, събрани като част от преглед на базата на публично налични или издадени от правителството списъци със санкции и медийни източници, се запазват за не повече от 15 години след датата на първоначалното им събиране.
имената, датата, часът и точките на достъп за всички лица, влизащи в помещенията на Shell, се запазват за 3 години от всеки достъп;
когато дадено лице е уволнено или договорът му е прекратен поради сериозно нарушение на трудовата дисциплина, вкл. нарушаване на Животоспасяващите правила на Shell или нарушаване на Кодекса за поведение на Shell, тази информация се запазва за до 30 години след прекратяването.

Във всички случаи информацията може да бъде запазена за а) по-дълъг период, когато съществува законова или регулаторна причина за това (в този случай тя ще бъде изтрита, след като вече престане да е необходима за законовата или регулаторната причина) или б) по-кратък период, когато Вие или Ваше подопечно лице възразите срещу обработването на личните Ви данни и вече не съществува законова причина за задържането им.

Тук можете да откриете още информация относно управлението на документацията на групата Shell, вкл. местните допълнения:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Как мога да получа достъп до личните си данни?

Нашата цел е да поддържаме нашата информация за Вас колкото се може по-точна. Вие имате право на достъп до Вашите лични данни, право да поискате коригиране или изтриване на личните данни (но само когато те вече не са нужни за законна бизнес цел) и да поискате обработването на Вашите данни да се ограничи. Ако сте сред онези лица, които имат достъп до HR Online, можете да получите достъп до личните си данни през:

https://hronline.shell.com/

Друга възможност е да се свържете с Вашия местен HR консултант. Ако сте контрактор, трябва да се обърнете към Вашата външна компания / агенция за наемане / назначаване.

С кого мога да се свържа за повече информация?

Можете да намерите допълнителна информация на началната страница за поверителност на данните:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Ако имате проблеми, въпроси или оплаквания относно обработването на Вашите лични данни, свържете се с нас на адрес Privacy-Office-SI@shell.com или с Главния служител по въпросите на конфиденциалността в групата на Shell на адрес Shell International B.V. Хага, Нидерландия – търговски регистър ном. 27155369 Адрес за кореспонденция: PO Box 162, 2501 AN, Хага.

Ако не сте доволни от начина, по който се обработватВашите лични данни от Shell, имате право да подадете оплакване до Вашия местен орган за защита на данните или до Нидерландския орган за защита на данните на адрес Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Хага, Нидерландия. На адрес https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en ще откриете повече информация.

Обърнете се към местните уведомления за конфиденциалност за информация относно местното длъжностно лице по защита на данните (ако има такова) и за информация за контакт на Вашия местен орган за защита на данните. Като алтернатива ние ще ви предоставим данните за контакт, където е приложимо, незабавно след поискване на адрес Privacy-Office-SI@shell.com.

Топ истории