Настоящ или бивш служител на Shell, контрактор или подопечно лице

Това известие определя какви лични данни събираме, за какви цели и Вашите права в това отношение.

Какво обхваща настоящото Известие за поверителност?

Всяко лице в рамките на групата от компании на Shell („Shell“ или „ние“) e отговорно за защитата на личните данни на всяко друго лице, както и на нашите клиенти, бизнес партньори и доставчици.

Настоящото Известие за поверителност предоставя информация за лични данни, обработвани от Shell по отношение на физически лица, които са настоящи или бивши служители, стажанти или индивидуални изпълнители, както и зависят от служители на Shell („персонал на Shell“).

За индивидуални клиенти за продажба на дребно, членове на програми за лоялност на Shell, посетители на уеб сайтове на Shell или потребители на приложения на Shell, моля, вижте Известието за поверителност - Мотористи (Privacy Notice - B2C) на адрес: https://www.shell.bg/privacy/b2c-notice.html.

За физически лица, които кандидатстват за работа в Shell, или които присъстват на събитие по набиране на служители или подлежат на оценка, моля, вижте Известието за поверителност - Набиране на персонал от групата Shell на адрес: https://www.shell.bg/privacy/job-applicant-notice.html.

Тези известия са достъпни също от уеб сайтовете на Shell в различни места, в които работим, на местни езици и в съответствие с местните изисквания, както е уместно.

Както настоящото Известие за поверителност, персонализираните известия за поверителност и допълнителните декларации за поверителност може да съдържат допълнителна информация за това, как обработваме Вашите лични данни във връзка с конкретни процеси в областта на Човешките ресурси (като Open Resourcing, OneHealth IT и Международни програми за мобилност). В тези случаи такива известия за поверителност ще Ви бъдат съобщени отделно. Тези известия за поверителност могат да варират в различните страни, в които работим, за да отразяват местните практики и приложимите законови изисквания.

Настоящото Известие за поверителност обяснява какви лични данни за Вас се обработват, защо обработваме Вашите лични данни и за какви цели; за колко време запазваме Вашите лични данни; как да осъществите достъп до и да актуализирате Вашите лични данни, както и опциите, които имате по отношение на Вашите лични данни и къде можете да получите допълнителна информация.

Категориите лични данни, които събираме за Вас.

Какви лични данни за Вас обработваме? Събиране на информация

Ние обработваме лични данни, нужни за управление на трудовото правоотношение, за ангажиране на изпълнители и стажанти и за предоставяне на ползи на определени членове на семействата на служители на Shell.

Това включва лична информация за контакт, дата на раждане, семейно положение, информация за ведомостите за заплатата и банковата сметка, информация за надниците и бонусите, вкл. информация за бенефициенти, контакти в случай на спешна нужда, информация за представянето по време на работа и всяка друга информация, нужна за управление на трудовото правоотношение, за ангажиране на изпълнители и за предоставяне на бонуси на определени членове на семействата на служители на Shell (като напр. членовете на семействoто, които придружават служител на Shell по време на назначение в чужбина). 

Чувствителни лични данни

Ние обработваме също някои специални категории лични данни („чувствителни лични данни“), като данни, свързани със здравето на хората, техния расов или етнически произход, религиозни или философски убеждения, сексуална ориентация, политически мнения и членство в профсъюзи. Ние ще обработваме такива лични данни само когато това е необходимо за целите на спазването на законите за заетост и социално осигуряване, за предявяване, упражняване или защита на искове или когато е необходимо за целите на предоставянето на професионални медицински съвети и подкрепа, за защита на жизнените интереси на дадено лице (например при спешни случаи), когато е необходимо поради съображения за обществено здраве или когато лицето е предоставило изричното си съгласие.

Ние обработваме Вашите лични данни само когато имаме законно основание за това.

Защо обработваме Вашите лични данни?

Ние обработваме Вашите лични данни:

• за да изпълним задълженията си за спазване на местните закони и нормативни изисквания;
• за законни бизнес интереси (например управление на изпълнението с цел да се гарантира, че имаме квалифициран и компетентен персонал или за целите на здравето, безопасността и сигурността, за да се гарантира, че само оторизиран персонал може да има достъп до определени сайтове или активи, съдебни спорове и защита на искове); или
• когато имаме изричното Ви съгласие. 

Моля, имайте предвид, че като цяло Shell не търси и не разчита на съгласието на служителите на Shell за обработката на лични данни. Въпреки това, има ограничени обстоятелства когато се изисква съгласие, например, ако се изисква според приложимото местно законодателство.

Личните данни, изисквани от служителите на Shell, са минимумът, изискван за изпълняване на правни и/или договорни изисквания и за предоставяне на възможности за участие в програми или за предоставяне на бонус. Ако не ни предоставите исканата информация, това може да има отрицателно влияние върху Вашата възможност да продължите с назначението, стажа или ангажимента като изпълнител, или да участвате в програма или да получите бонус.

В случаите на обработка, която се основава на съгласие и освен ако приложимото местно право не предвижда друго, Вие имате право да оттеглите по всяко време съгласието си. Това няма да засегне валидността на обработката преди оттеглянето на съгласието. Оттеглянето на съгласието може обаче да окаже влияние върху Вашата възможност да останете назначен/а или по друг начин ангажиран/а или да участвате в програма или да получите бонус.

Целите, за които обработваме Вашите лични данни.

За какви цели обработваме Вашите лични данни?

Ние обработваме лични данни, обхванати от настоящото Известие за поверителност, за следните цели:

• Човешки ресурси, управление на персонала, изпълнение на бизнес процеси, вътрешно управление, управленско отчитане, организационен анализ и развитие - включително бюджетно, финансово и организационно планиране, администрация, компенсации, управление на резултатите;
• Здраве, безопасност и сигурност - включително защита на живота или здравето на служителите на Shell, здраве и безопасност на труда, защита на активите на Shell и удостоверяване на индивидуалния статус и правата на достъп на персонала на Shell; или
• Спазване на законодателството и/или на нормативната уредба - включително спазването на законовите или регулаторните изисквания.

Можем също така да обработваме Вашите лични данни с вторична цел, когато е тясно свързана, като:

• съхраняване, изтриване или анонимизиране на Вашите лични данни;
• предотвратяване на измама, одити, разследвания, разрешаване на спорове или застрахователни цели, съдебни спорове или защита на искове; или
• статистически, исторически или научни изследвания. 

Мониторинг

Всички дейности по IT оборудването на Shell и/или когато са свързани с IT мрежата на Shell, могат да се наблюдават за легитимни бизнес цели.

Всички членове на персонала на Shell получават бадж за достъп, който позволява на Shell да записва датата, часа и местата на достъп на лицата до помещенията и активите на Shell. Данните от системите за достъп и сигурност се използват:

• за цели, свързани с осигуряване на здравословни и безопасни условия и сигурност, за предотвратяване на измама и по-конкретно за защита на активите на Shell, персонала на Shell и посетителите в офисите на Shell;
• за спазване на правни и регулаторни изисквания, особено когато има местни правни изисквания за предоставяне на информация на правителствени//регулаторни власти;
• за наблюдение (на обобщена основа) на броя на лицата, влизащи и работещи в помещение на Shell за планиране на човешки ресурси и недвижима собственост; и
• само за изпълнители (не служители на Shell) - датата и часът на влизането и излизането им от помещенията на Shell се използват за целите на финансовото управление и контрол.

Повечето от нашите помещения и активи са снабдени с камери за наблюдение (CCTV). Там, където се използват камери за наблюдение, те ще бъдат идентифицирани. Камерите за наблюдение се използват за опазване на здравето, безопасността и сигурността, по-специално за защитата на активите на Shell, персонала на Shell и посетителите на помещенията на Shell. Всички изображения рутинно се изтриват, освен ако няма инцидент със здравето, безопасността или сигурността, подозирано или действително криминално действие, в който случай те могат да се разглеждат от вътрешнофирмените разследващи екипи на Shell и от външни хора, ако това се изисква по закон или е разрешено от правоприлагащ или друг правителствен орган.

Преглед

За да се изпълняват правните и регулаторни задължения, за защита на активите и служителите / изпълнителите на Shell и по-специално за гарантиране на това, че Shell може да спази законовите изисквания относно търговския контрол, прането на пари и/или подкупите и корупционните практики и други регулаторни изисквания, ние извършваме периодичен преглед на всички служители и изпълнители. Този преглед се извършва въз основа на публично налични или издавани от правителството списъци със санкции и се сравнява с информацията, съхранявана за Вас от Shell (напр. от регистъра Конфликт на интереси – вж. тук за повече информация).

Никакви лични данни, събирани по време на прегледа, няма да доведат до профилиране или автоматизирано вземане на решение по отношение на пригодността за продължаване на назначението, стажа или ангажимента като изпълнител.

Кой носи отговорност за събраните лични данни? 

Shell България ЕАД, ЕИК 831915840, с адрес София 1505, бул. Ситняково № 48, Сердика офиси, ет. 8, ще бъде отговорно за обработката на Вашите лични данни (включително тези на зависими лица) самостоятелно или съвместно със свързаните с дружеството лица в рамките на групата от компании на Shell.

В случай на индивидуални изпълнители - компанията в рамките на групата на Shell, която е наела услугите Ви еднолично или съвместно със свои свързани лица в рамките на групата от компании на Shell и Вашата външна договаряща/ наемаща компания/агенция.

С кого споделяме Вашите лични данни?

С кого ще споделяме личните данни?

Вашите лични данни се обработват изключително за целите, посочени по-горе и ще се споделят само въз основа на строгата нужда да бъдат научени от:

• Други компании от групата на Shell, включително тези, които могат да бъдат разположени извън Вашето местоположение;
• Оторизирани агенти трети страни, доставчици на услуги, външни одитори и/или подизпълнители на Shell; или
• Компетентен публичен орган, правителство, регулаторна или данъчна агенция, когато е необходимо да се спазва законно или регулаторно задължение, на което съответното/ите дружество/дружества на Shell подлежи/ат, или както е разрешено от приложимото законодателство; или
• Всяко лице, на което Shell предлага да прехвърли някое от своите права и/или задължения.

Вашите лични данни може да бъдат прехвърлени извън Вашата държава, в съответствие с подходящите мерки за защита.

Прехвърляния на Вашите лични данни в други страни

Когато личните Ви данни се прехвърлят на компании в рамките на групата на Shell и/или на оторизирани трети страни, които се намират извън Вашата страна, ние вземаме организационни, договорни и правни мерки за осигуряване, че Вашите лични данни се обработват изключително за целите, посочени по-горе и че се прилагат адекватни нива на защита с цел защита на Вашите лични данни. Тези мерки включват Обвързващи корпоративни правила за трансфери в рамките на Групата на Shell и за компании на Shell в Европейския съюз, одобрени от Европейската комисия механизми за трансфер към трети страни, както и допълнителни местни правни изисквания. Можете да намерите копие на Корпоративните обвързващи правила на Shell на www.shell.bg/privacy.html или като пишете на privacy-office-SI@shell.com.

Shell е ангажирана със защитата на Вашите лични данни.

Сигурност на Вашите лични данни

Внедрили сме технология и правила с цел защитата на Вашите лични данни от непозволен достъп и неправилна употреба и съответно ще обновяваме тези мерки при наличието на нови технологии.

Shell ще съхранява Вашите лични данни само за определен период от време.

За колко време съхраняваме Вашите лични данни?

 

Цялата информация, вкл. личните данни, се управлява в съответствие със стандартите за информация на групата на Shell и Управлението на записите, и се изтрива по сигурен начин, ако вече не е нужна за легитимна бизнес цел или за законова/регулаторна цел.

С някои изключения, необходими за спазване на местните законови изисквания:

• Информацията, съдържаща се в досиетата на персонала, се съхранява не повече от 10 години след прекратяване на трудовото Ви правоотношение;
• информация, свързана с обезщетенията при пенсиониране, се съхранява за не повече от 99 години от началото на трудовото правоотношение;
• всички лични данни, събрани като част от прегледа според публично достъпни или издадени от правителството списъци на санкции и медийни източници, се съхраняват за не повече от 15 години след като са били събрани за първи път;
• имената, датата, часа и точките за достъп за всички лица, влизащи в помещенията на Shell, се съхраняват в продължение на 3 години от всеки достъп;
• когато дадено лице е уволнено или неговият/нейният договор е прекратен поради сериозно нарушение, включително нарушаване на Животоспасяващите правила на Shell или нарушение на Кодекса за поведение на Shell, тази информация се съхранява за период до 30 години след прекратяването.

Във всички случаи информация може да се съхранява за а) по-дълъг период от време, ако има законова или регулаторна причина за това (в който случай тази информация ще се изтрие след като вече престане да е нужна за правната или регулаторна причина) или б) за по-кратък период, когато лицето възрази срещу обработката на неговите/нейните лични данни и вече няма законово основание за запазването им.

Вашите права и как да ги упражните.

Вашите права относно Вашите лични данни

Ние целим да поддържаме нашата информация за Вас колкото се може по-точна. Можете да поискате:

• достъп до Вашите лични данни; 
• коригиране или изтриване на Вашите лични данни (но само когато те вече не са нужни за законова бизнес цел); 
• ограничаване на обработката на Вашите лични данни; и/или
• да получавате личните данни, които сте предоставили на Shell, в структуриран, дигитален формат и да предавате тези данни на друга страна, ако това е технически изпълнимо. 

Ако сте сред онези лица, които имат достъп до Човешки ресурси Онлайн (HR Online), можете да получите достъп до личните си данни чрез: https://hronline.shell.com/.

Можете да се свържете също с Вашия местен консултант на Човешки ресурси. Ако сте изпълнител, трябва да се обърнете към Вашата външна компания/агенция за наемане/назначаване. За бивши служители или зависими лица, моля, пишете на адрес: privacy-office-SI@shell.com.

С кого можете да се свържете, ако имате запитване, притеснение или оплакване относно Вашите лични данни?

Ако имате проблеми, запитвания или оплаквания относно обработката на личните Ви данни, моля, направете справка със съответното известие за поверителност на Shell във Вашето местоположение или като алтернатива можете да пишете на адрес: Privacy-Office-SI@shell.com.

Можете да се свържете също с Главния служител по въпросите на поверителността в групата на Shell на адрес: Shell International B.V. Хага, Нидерландия – Търговски регистър № 27155369 Адрес за кореспонденция: PO Box 162, 2501 AN, Хага.

Ако не сте удовлетворени от начина, по който се третират Вашите лични данни от Shell, имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни на адрес София 1592, ул. Професор Цветан Лазаров № 2, или до Органа за защита на данните в Нидерландия на адрес: Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Хага, Нидерландия. Моля, посетете https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en за повече информация.

Това Известие за поверителност се актуализира с течение на времето.

Промени в настоящото Известие за поверителност

Настоящото Известие за поверителност може да се променя с течение на времето. Препоръчваме Ви редовно да преглеждате настоящото Известие за поверителност за възможни промени. Настоящото Известие за поверителност бе актуализирано за последен път през февруари 2022 г.